Nadszedł czas w Twojej firmie na urządzenie własnej sali konferencyjnej? To znak, że naprawdę się rozwijasz! Zastanawiasz się pewnie, jak to zrobić i od czego zacząć? W końcu na rynku jest tyle dostępnych rozwiązań i tyle sprzętu, że trudno się na cokolwiek zdecydować. Podpowiadamy, na co zwrócić szczególna uwagę, co na pewno się przyda i jakie rozwiązania mogą okazać się najbardziej odpowiednie.

Rzutnik, projektor, ekran projekcyjny, meble – wszystko ma znacznie, jeżeli chcesz stworzyć naprawdę wygodną i komfortową przestrzeń konferencyjną. Nie można pominąć ani jednej ważnej rzeczy, nie można również stwierdzić, że skoro stawiam na sprzęt najwyższej jakości, to meble mogą być już mniej komfortowe – jeżeli chcesz zapewnić komfort, to tylko kompleksowe działania będą najwłaściwszą drogą.

Po pierwsze, ustal priorytety

Ustalenie priorytetów ważne jest przed podjęciem każdego działania w firmie. Co chcemy osiągnąć? Ile możemy wydać? Dla ilu osób ma być przeznaczona sala? Czy spotkania będą zawsze odbywać się w tej sali, czy jednak potrzebujesz również sprzętu mobilnego? Odpowiedz na te pytania ułatwi podejmowanie każdej kolejnej decyzji dotyczącej sprzętu oraz kosztów.

Po drugie, zastanów się nad układem sali

Układ sali uzależniony jest od wielu czynników: wielkości sali, nasłonecznienia, wielkości okien, wielkości wolnych ścian, tego ilu pracowników będzie najczęściej na konferencji, ile osób chcemy na konferencje zapraszać podczas większych spotkań. Dodatkowo, w jaki sposób uczestnicy konferencji mają się ze sobą komunikować, wypowiadać się. Najczęściej stosuje się układ w podkowę, a wiec wokół sali. Jednak, w niektórych salach znacznie lepiej sprawdza się układ teatralny. To bardzo ważne, aby odpowiedzieć sobie na pytanie o układ sali, bo do układu będą dopasowane urządzenia, zwłaszcza urządzenia nagłaśniające.

Po trzecie, zastanów się nad kosztami

Mała sala konferencyjna morze zostać przygotowana w ten sposób, aby nie kosztowała zbyt wiele. Nie potrzeba tak wielu mebli, nie zawsze potrzebny jest projektor i można zastąpić go tańszym rzutnikiem. Nie ma miejsca na duży ekran projekcyjny, więc kupimy mniejszy i tańszy. To zrozumiałe. Nie warto jednak ciąć kosztów specjalnie, jeżeli mamy dużą salę i chcemy aby była naprawdę profesjonalna, należy odpowiedzialnie podejść do zakupu sprzętu. Z drugiej jednak strony, minimalizowanie koszów to zadanie każdego przedsiębiorcy – rozrzutność w biznesie nie jest wskazana. Warto zatem dokładnie policzyć, ile jesteśmy w stanie wydać na profesjonalną salę konferencyjną. Taką kwotę należy przekazać firmie, która będzie zajmować się projektowaniem wnętrza. To będzie duże ułatwienie dla wszystkich.

Po czwarte, znajdź specjalistów

To bardzo ważne, aby znaleźć dobrych specjalistów od montażu urządzeń w sali konferencyjnej. Może bowiem okazać się, że kupisz najwyższej jakości sprzęt, ale zostanie on nieodpowiednio zamontowany i efekt jego działania będzie bardzo słaby. Nikt nie lubi wyrzucać pieniędzy w błoto, więc warto dopiąć wszystko na ostatni guzik. Jest wiele dobrych firm, które oferują najwyższej klasy sprzęt, idealnie dopasowany do warunków, zajmują się zaprojektowaniem całego wnętrza, a przede wszystkim profesjonalnym montażem. Korzystając z usług takiej firmy ma się również możliwość reklamacji oraz naprawy usterek, gwarancji.

Urządzenie sali konferencyjnej w taki sposób, aby była funkcjonalna i wygodna dla wszystkich uczestników, nie jest łatwym zadaniem. Dlatego, uważa się, ze jest to wyzwanie, do którego należy się bardzo dobrze przygotować. Nie oznacza to, że musisz zdobyć wiedzą na temat wszystkich sprzętów oraz ich parametrów. Nie oznacza to, że musisz wiedzieć, jaki kąt nachylenia konkretnego sprzętu, czy rodzaj nagłośnienia będzie najlepszy. Jednak, należy mieć ogólną wiedzę, przede wszystkim na temat tego, jak często będziemy korzystali z sali konferencyjnej, dla ilu osób ma być wygodna, jakie dane, informacje i multimedia będą przedstawiane. Wszystko to ma bardzo duże znacznie i będziesz o to pytany, nawet wtedy, gdy całą organizację sali konferencyjnej zlecisz profesjonalnej firmie.